E-Mails ohne Missverständnisse: 4 Tipps für die tägliche Praxis

Das habe ich doch gar nicht so gemeint! E-Mails ohne Missverständnisse zu schreiben, fällt vielen Menschen nicht leicht. Kein Wunder: In der schriftlichen Kommunikation fallen ja auch Gestik und Mimik weg. Beides hilft enorm, um Zwischentöne auszudrücken beziehungsweise zu verstehen. Hier können Emojis zwar helfen, die sind aber im Business-Kontext nicht überall gern gesehen.

Wie also E-Mails ohne Missverständnisse formulieren? Wie so schreiben, dass alles möglichst klar und dabei noch freundlich ist? Genau dafür habe ich Ihnen ein paar Tipps zusammengetragen.

Wie Missverständnisse entstehen

Es gibt sehr viele Gründe, warum es zum Falschverstehen kommt. Meiner Erfahrung nach gibt es im Schriftverkehr ein paar Hauptursachen, die immer wieder auftauchen. Wenn Sie auf diese Stolpersteine achten, ist sicher schon viel gewonnen.

Diese Evergreens sind:

unklare Ausdrucksweise
unübersichtliche Struktur
Humor und Ironie
Überkorrektheit

Darüber hinaus gibt es noch viele weitere Gründe, warum man eine E-Mail in den falschen Hals bekommen oder darin etwas überlesen oder nicht verstehen kann. Die vier oben genannten Punkte decken aber schon ziemlich viele Szenarien ab. Schauen wir die einmal genauer an.

Tipp 1: Unklare Ausdrucksweise vermeiden

E-Mails ohne Missverständnisse gelingen, wenn Sie sich möglichst klar ausdrücken. Leicht gesagt, aber was heißt das? Kurz: Indem Sie genau sagen, wer was bis wann tun soll. Wenn Sie nett sind, fügen Sie noch ein Warum hinzu.

Dieser Satz ist klar:

Füllen Sie das angehängte Formular aus und senden Sie es bis zum 05. Mai an mich (E-Mail oben) zurück. So kann ich Ihre Daten bei der Planung für das Event berücksichtigen.

Hier steht klar drin, wer was tun soll, bis zu welchem Datum. Ein Grund ist auch genannt.

ABER: Diese Formulierung ist zwar klar, liest sich jedoch sehr unhöflich. Es fehlt der soziale Schmierstoff, der durch bitte und danke erzeugt wird. Höflich klingen wir auch, indem wir den Konjunktiv verwenden und einschränkende Formulierungen wählen. Das ist grundsätzlich hilfreich und höflich. Übertreiben wir es damit jedoch, kommt so etwas dabei heraus:

Es wäre sehr freundlich, wenn Sie das Formular ausfüllen könnten. Wenn es Ihnen passt, bräuchte ich es dann bis zum 05. Mai zurück. Ihre Daten könnte ich dann für die Planung des Events mit berücksichtigen. Vielen Dank im Voraus!

Das klingt sehr freundlich. Es klingt aber auch so, als wäre es nicht wirklich nötig, das Formular auszufüllen. Es klingt eher wie ein Vorschlag, falls man gerade Zeit dazu hat. Hier ist eindeutig zu viel Schmierstoff. Beim Lesen rutscht man darauf aus. Es würde mich nicht wundern, wenn der Rücklauf der ausgefüllten Formulare gen null tendiert.

Der Mittelweg könnte so lauten:

Bitte füllen Sie das angehängte Formular aus und senden Sie es bis zum 05. Mai an mich (E-Mail oben) zurück. Nur so kann ich Ihre Daten bei der Planung für das Event berücksichtigen. Vielen Dank für Ihre Unterstützung!

Hier ist die Formulierung höflich, aber bestimmt. Es wird kein Zweifel daran gelassen, dass das Formular wichtig ist. Es wird ein Grund genannt und sogar eine Konsequenz angedeutet (wenn Sie das nicht tun, werden die Daten eben nicht berücksichtigt).

2. Übersichtliche Struktur wählen

Manchmal mangelt es weniger an der Ausdrucksweise als an der Struktur. Die E-Mail gleicht einer Bleiwüste ohne Absätze. Es gibt keinen Betreff. Das Anliegen steht zwar irgendwo, aber die Informationen sind nicht gut gegliedert.

Wir alle erhalten jeden Tag unzählige E-Mails. Da ist es respektvoll, wenn wir die Schreiben so aufbereiten, dass unser Anliegen schnell klar wird.

Das fängt mit einem aussagekräftigen Betreff an. Da sollte nicht einfach „Dringend!“ stehen. Das wäre auch unhöflich, weil es Druck erzeugt.

Besser ist es, das Anliegen dort schon unterzubringen. Greifen wir das Beispiel von oben wieder auf, könnte der Betreff zur E-Mail lauten:

Betreff: Bitte Formular ausfüllen

Solche Betreffzeilen leiten E-Mails ohne Missverständnisse ein.

Nach einer kurzen Einleitung sollte dann kompakt folgen, um was es geht. Es kann helfen, dosiert mit Fettungen und Farben zu arbeiten. Nur bitte nicht übertreiben, dann wird es wieder unübersichtlich!

Außerdem sollten Sie auch in E-Mails mit Absätzen arbeiten. Nach der Einleitung kommt ein Absatz am besten mit Leerzeile. Den Hauptteil und die Grußformel setzen Sie ebenfalls optisch ab. Selbst Aufzählungspunkte können helfen, das Wichtigste auf einen Blick zu erfassen.

3. Humor und Ironie

Beides ist im Schriftverkehr schwierig, weil beides sehr stark von Gestik, Mimik und dem gewählten Tonfall lebt. Da all dies in der schriftlichen Kommunikation wegfällt, können hier sehr leicht Missverständnisse entstehen. Mein Rat deshalb: Verzichten Sie in den allermeisten Fällen auf Ironie im Schriftverkehr.

Beim Humor muss man genauer hinschauen, was darunter zu verstehen ist. Mancher Humor ist ja unverfänglich und sofort als solcher zu identifizieren. Sobald Sie sich dessen aber nicht ganz sicher sind, seien Sie lieber vorsichtig! Das gilt insbesondere dann, wenn Sie die Empfänger*innen Ihrer Nachrichten nicht so gut kennen. Je besser Sie bekannt sind, desto eher können Sie sich auch mal ein Späßchen erlauben. Denn dann kann Ihr Schreiben eingeordnet werden. Ansonsten rate ich: Verwenden Sie Humor und Ironie lieber im direkten Gespräch.

4. Überkorrektheit

Manche Menschen neigen dazu, im Schriftverkehr alles überkorrekt machen zu wollen. Natürlich lege auch ich Wert auf korrekte Sprache und Rechtschreibung. Überkorrektheit lehne ich jedoch ab. Die liest sich nämlich sehr behördlich und verklausuliert. Das ist oft schwer verständlich. Auf jeden Fall aber führt es zu Distanz und kann sogar unfreundlich wirken.

Nehmen wir wieder das Beispiel von oben:

Das Formular (siehe Anhang) ist auszufüllen und bis zum 05. Mai zurückzusenden an: info@text-welten.com. Die Daten finden Eingang in die Event-Planung.

Da fröstelt es mich beim Lesen. Hier werden keinerlei Personalpronomen verwendet. Wer hat es da mit wem zu tun? Die Formulierung „ist auszufüllen“ hat sehr starken Aufforderungscharakter und macht auf mich den Eindruck, als sei ich gesetzlich verpflichtet, Folge zu leisten. Das fördert sicher nicht den zwischenmenschlichen Umgang!